Logiciel de gestion d'affaires pour les sociétés de services
Accédez à vos contacts et suivez l’avancement de vos affaires.
Gérez votre facturation et comparez-la à vos prix de revient (temps passés et frais).
Générez de façon automatisée tous vos courriers, documents et emails.
Analysez votre activité via des panneaux de statistiques adaptés.
Cogeo est l’outil indispensable pour centraliser et mutualiser les données de votre entreprise !
Un outil de facturation agile et efficace
Utilisez différentes mises en forme pour générer vos devis, factures (classique, au forfait, en régie, à l’avancement, etc.), avoirs et contrats de maîtrise d’œuvre.
Envoyez-les simplement par mail ou en signature électronique.
Gérez facilement vos règlements, vos relances, vos exports automatiques en comptabilité et vers Chorus Pro via des panneaux de suivi complets.
Devis & Factures :
• Gestion des factures d'acompte.
• Annulation des factures par des avoirs comptables.
• Gestion des avoirs partiels.
• Gestion des contrats et facturation de Maîtrise d'œuvre (conformité loi MOP).
• Exports des factures vers les logiciels de comptabilité (Ciel, CEGID, Quadratus, Sage...).
• Export des factures vers Chorus Pro, le portail Internet de l’administration française (l’État, les établissements publics et les collectivités territoriales).
• Gestion des factures multiples (à partir d'un même devis).
• Gestion des multi-payeurs.
• Gestion des factures irrécouvrables.
• Import de listes prédéfinies d’articles avec sélection par cases à cocher.
• Import d’un devis existant ou d’une facture existante.
• Durée de validité pour les devis.
• Date limite de règlement et échéancier complet pour les factures.
Suivis :
• Facturation prévisionnelle : Possibilité d'ajouter à un devis accepté des échéances de facturation, afin de pouvoir consulter le suivi de facturation prévisionnelle qui en découle.
• Vues d'ensemble des devis et des factures avec filtres par montant, règlement, site, service, responsable...
• Vue d'ensemble des règlements pour consulter l'ensemble des règlements selon des filtres sélectionnés par l'utilisateur.
• Panneau de suivi de la facturation mensuelle avec filtres par montant, règlement, site, service, responsable...
• Panneau de suivi des devis et commandes / mois avec filtres par montant, règlement, site, service, responsable...
Plus :
• Possibilité d’avoir différents types de gabarits (en format .doc ou .docx réalisables par les utilisateurs) pour les devis, les factures et les avoirs.
• Gestion des coefficients d'actualisation pour les marchés publics.
• Aperçu et génération complète en PDF.
• Association des temps passés et des frais aux factures.
• Possibilité d'indexer les articles, les remises et déduction d'un devis non émis, d'une facture non émise ou d'une liste d'articles.
• Gestion des prix de revient en fonction des temps-passés, des coûts horaires des collaborateurs et de la sous-traitance.
• Gestion de l’encours (reste à facturer).
• Certifié nouvelle loi sur les encaissements !
Suivez votre activité en toute simplicité
Suivez l’ensemble de vos devis, factures, impayés, prix de revient (temps passés, frais et sous-traitances), marges…
Analysez les chiffres clés de vos affaires par sites, services, responsables et collaborateurs.
Mettez en place des procédures qualité (ou d’entreprises) et contrôlez leurs avancements dans l’ensemble de vos dossiers.
Obtenez facilement les statistiques relatives aux articles facturés et les comparatifs sur plusieurs années pour le facturé, les encaissements, les prix de revient…
Les Vues d'ensemble :
• des contacts, dotée de filtres pour effectuer des tris croisés par type, commune, qualification, règlements en attente...
• des affaires avec tri par état, site, service, responsable, etc. Tris additionnels pour Cogeo GE.
• des devis et des factures avec filtres par montant, règlement, site, service, responsable...
• des règlements pour consulter l'ensemble des règlements selon des filtres sélectionnés par l'utilisateur.
• des feuilles de temps passés des collaborateurs pour les responsables / secrétariat.
Suivis :
• Suivi des encaissements par mois et année.
• Suivi de la facturation par mois et année avec exports vers les logiciels de comptabilité analytique (Ciel, Sage, Quadratus, BNC Express, EBP...).
• Suivi de la facturation prévisionnelle.
• Règlements en attente, en retard et à venir, avec suivi des relances et possibilité d'effectuer une relance ou d'enregistrer un règlement.
• Suivi des encours (affaires contenant des temps-passés ou de la sous-traitance non facturée).
• Suivi des devis et commandes par mois.
• Suivi des documents en attente (devis non envoyés ou en attente de réponse, factures et courriers non envoyés...).
Panneau complet de "Suivi de la production" :
• Liste des affaires concernées.
• Le montant des devis acceptés.
• Le type de procédure qualité.
• L'avancement de ces procédures.
• La date du dernier temps passé enregistré
• Les heures travaillées.
• Les prix de revient.
• Les prix de vente.
• Les marges.
• Etc.
Analyses et statistiques :
• Bilan global détaillé des affaires par période, site, service, responsable, acteur en charge...
• Analyses comparatives détaillées sur x années du chiffre d'affaire, des encaissements, ainsi que des prix de revient et de vente.
• Analyses de facturation croisées permettant d'obtenir un grand nombre de tableaux qui présentent la facturation par site, service, responsable, famille d'articles, type de client...
• Analyses d'encaissements croisés : permet, à l'instar des facturations croisées, de consulter les montants encaissés répartis selon divers leviers de comparaison.
• Facturation par collaborateur, par année et mois (heures facturées, montant facturé, encours, clôturé, marge, prix de vente moyen et réel).
• Vue des temps passés par code d'activité et par année, mois, collaborateur, site, service et type de code d'activité.
• Statistiques relatives aux articles facturés.
Procédures Qualité :
• Définition des Procédures Qualité avec tâches et sous-tâches.
• Possibilité d'associer aux tâches des documents (documents de référence, gabarits, guides).
• Possibilité d'associer aux tâches des liens (URL) pointant vers des pages WEB (site de référence ou utile à l'affaire).
• Possibilité de changer automatiquement l'état d'une affaire lorsqu'une tâche est terminée.
• Possibilité de spécifier si une tâche ne peut être validée que par une personne en particulier.
• Déroulement de la procédure qualité dans l'affaire.
• Affichage en permanence dans l'affaire de l'état d'avancement de la procédure via une barre de progression.
• Possibilité d'imprimer les procédures qualité.
• Possibilité de conserver des copies de fichiers (exemple : un plan réalisé) dans les procédures qualité.
• Possibilité de paramétrer les tâches des procédures qualité, pour qu’au moment de leur validation elles entraînent la création automatique de taches à faire par des collaborateurs (automatisation de rappels).
Ressources humaines :
Dans les fiches de vos collaborateurs, des fonctionnalités "ressources humaines" permettent de renseigner toutes les informations concernant :
• Leurs contrats
• Leurs diplômes et formations
• Leurs compétences et habilitations
• Leurs suivis santé...
Un "annuaire d'entreprise" permet de classer vos collaborateurs par compétences et habilitations.
Une interface intuitive et personnalisable
Associez vos emails aux affaires correspondantes.
Générez automatiquement vos courriers, documents métiers (CCTP, études techniques, PV, suivi de chantiers, etc.) et emails.
Recherchez rapidement n’importe quelle information dans un champ unique doté d’un puissant moteur de recherche.
Ouvrez plusieurs fiches en même temps et recevez des informations personnalisées : notifications, alertes et tâches.
Faites disparaître les boutons qui vous sont inutiles pour bénéficier d’une interface épurée…
Les recherches :
• Recherche intuitive des contacts et des affaires.
• Recherche intuitive des affaires par numéro, client, commentaire, adresse...
• Recherche intuitive des communes pour compléter les adresses.
• Recherche géographique des affaires sur un plan.
Alertes sur les devis et les factures en cas de :
• Création.
• Emission.
• Retard dans la réponse ou le paiement (1 jour, 15 jours, 1 mois, 3 mois, tous les 3 mois).
Les Alertes optionnelles sur les affaires en cas de :
• Création.
• Affectation d’un collaborateur.
• Création, modification ou suppression d’une note.
• Lorsque le prix de revient dépasse le budget de l'affaire.
• Lorsque le prix de vente dépasse le budget de l'affaire.
Plus :
• Association des emails aux affaires correspondantes
• Gestion des droits des utilisateurs (lesquels ne voient que les boutons utiles).
• Gestion simple des gabarits pour les documents types (pièces comptables, courriers et emails).
• Paramétrage de la numération automatique (permet de définir les formats des numéros utilisés pour les affaires, les devis et les factures).
Application mobile pour Android et iOS
Moduleo Mobile est une application pour les smartphones et tablettes Android ou iOS.
Elle vous permet d’accéder, en mobilité, à un grand nombre d’informations et de fonctionnalités issues de vos solutions de gestion Cogeo GE et Planning.
Hébergement, sécurité & mobilité
Vous êtes libéré des problématiques « serveur », vos données sont sécurisées, hébergées, et répliquées dans 3 datacenters basés en France.
Vos collaborateurs travaillent ensemble depuis tous vos sites, permanences ou en télétravail sans aucun «paramétrage réseau » (pas de RDP, de Citrix, de TSE…).
Le portail Web pour partager vos documents
Avec Moduleo Web Partenaire vous offrez à vos clients et intervenants un accès Web vers les affaires qui les concernent, pour leur permettre de récupérer les éléments importants de votre choix : Courriers, emails, devis, factures, plans…
Cartographie intégrée pour la géolocalisation de vos dossiers
Géolocalisez et retrouvez vos affaires sur une carte MAPS intégrée pour bénéficier d’une vision d’ensemble sur une zone géographique.
Vous pouvez afficher sur la cartographie une sélection d’affaires en choisissant de les filtrer par état (créée, en attente de réponse au devis, en production… cloturée), date, commune, responsable, service, site…
Demandez votre version d'évaluation gratuite
La signature électronique intégrée
Gagnez du temps en envoyant vos documents (contrats, plans, devis…) en signature électronique depuis vos affaires avec notre prestataire Yousign. Les processus d’envoi et de suivi sont complètement intégrés au logiciel de gestion.
Profitez également d’une grande souplesse d’utilisation, Cogeo gère les refus et permet d’effectuer des modifications sur une procédure de signature en cours !
Un service et un accompagnement proche de nos clients
Nous sommes très attachés à la qualité de nos services après-vente : Nous intégrons méticuleusement vos données existantes, puis nous venons dans vos locaux effectuer des formations adaptées à votre fonctionnement. Par la suite, nous vous accompagnons avec une Hotline aussi disponible que réactive, et nous vous faisons bénéficier de nouvelles fonctionnalités via des mises à jour fréquentes et automatisées.
Les interactions avec Fileo et Planning
Bénéficiez de fonctionnalités nouvelles en faisant l’acquisition de l’agenda “Planning” et de l’explorateur de fichiers “Fileo”. Retrouvez ainsi vos fichiers de production et vos tâches planifiées directement dans les dossiers correspondants.