L'espace de travail Cloud sécurisé pour tous vos fichiers professionnels !
Fileo est une GED qui assure la sécurité, la sauvegarde et la synchronisation de vos fichiers professionnels. Simple d’utilisation et compatible avec les logiciels métier des bureaux d’études, cabinets de géomètres-experts et autres sociétés de services, Fileo vous permet de travailler seul ou en équipe, depuis plusieurs sites, en télétravail ou en déplacement.
Fini les serveurs, les prises à distance et les configurations complexes… Avec Fileo, Produisez !
La mobilité et le travail collaboratif
Vos collaborateurs travaillent ensemble, depuis tous les sites ou en déplacement, via un explorateur qui centralise tous vos fichiers. La technologie réseau est intégrée et vous n’avez rien à paramétrer (pas de Citrix ni de TSE ni de VPN…).
Fonctionnalités dédiées au partage collaboratif :
• Création, renommage et suppression de fichiers et de dossiers depuis l'interface.
• Déplacement de fichiers et de dossiers depuis l'interface de Fileo.
• Verrouillage des fichiers : permet d'indiquer au système et aux autres collaborateurs qui est propriétaire d'un fichier.
• Analyse en temps-réel des modifications faîtes sur la copie locale du collaborateur : création, modification, renommage ou suppression de fichiers.
• Verrouillage automatique d'un fichier dès qu'il est modifié par un utilisateur et s'il n'est pas déjà verrouillé.
• Information en temps-réel des utilisateurs dès qu'une modification qui peut les impacter a lieu sur le serveur ou sur le client d'un autre utilisateur : création, modification, renommage ou suppression de fichiers. Ne nécessite pas de rafraîchissement.
• Avertissements dès qu'un utilisateur ouvre ou modifie un fichier verrouillé par un autre utilisateur.
• Rappel des fichiers modifiés et non archivés lorsque l'utilisateur veut quitter sa session.
• Propriétés détaillées des fichiers, dossiers, dossiers de production et groupes de production.
• Historique complet du cycle de vie des fichiers, dossiers, dossiers de production et groupes de production avec pour chaque élément la date, l'heure et le nom du collaborateur à l'origine.
• Uniformisation du répertoire de travail : le chemin d'accès vers la copie locale est le même pour tous les utilisateurs (ex: C:\Fileo).
• Analyse et correction des différences à chaque démarrage entre la copie locale et la copie du serveur. Affichage d'un rapport en cas de différences.
• Ouverture de fichiers et exploration de dossiers dans l'explorateur Windows depuis l'interface.
• Assure aux utilisateurs qu'ils travaillent sur la dernière version valide d'un fichier.
Interface – Ergonomie :
• Multitâche et multifenêtre.
• Intègre un explorateur de fichiers de type Explorateur Windows.
• Accès aux données orienté-travail, au moyen de l'affectation aux dossiers. Depuis son interface, un collaborateur accède uniquement aux dossiers sur lesquels il travaille.
• Affichage en temps réel du nom du collaborateur qui travaille sur un dossier.
• Affichage de barres de progression durant les transferts.
• Utilisation d'icônes de couleurs pour symboliser l'état des fichiers.
• Informations et avertissements contextuels.
La tranquillité pour vous, la sécurité pour vos données
Fileo est une Gestion Electronique des Documents (GED), hébergée en France, qui vous libère des “problématiques serveurs”. Vos données sont cryptées et figées pour éviter les virus comme le piratage, et elles sont sauvegardées sur 3 sites en temps réel.
Compatible avec tous les logiciels et tous types de documents !
Fileo est conçu pour fonctionner avec tous types de fichiers et surtout les fichiers volumineux pouvant aller jusqu’à plusieurs centaines de méga octets. Il accepte aussi bien les fichiers de production des logiciels de dessin tels que :
Autocad, Géomensura, MicroStation, Covadis, Topstation… Que les fichiers administratifs de type Office, Libre office, PDF…
Types de fichiers et d’applications métier :
• Supporte des fichiers de toute taille.
• Supporte n'importe quelle extension.
• Possibilité de s'interfacer avec n'importe quelle application métier (à l'exception de certaines bases de données qui n'enregistrent pas les données directement dans des fichiers).
• Conservation des références / liens entre les fichiers. La copie locale de chaque collaborateur est située dans le même dossier (ex : C:\Fileo).
• Possibilité de filtrer certaines extensions pour empêcher le partage de certains types de fichiers (vidéos, sons, etc.).
Travaillez et partagez vos documents sans risque de mauvaise manipulation
Fileo garanti que vous travaillez toujours sur la dernière version valide des fichiers, et empêche qu’un collaborateur écrase ou déplace votre travail par inadvertance. Vous retrouvez facilement tous vos documents ainsi que leurs versions antérieures, et vous pouvez les envoyer à des tiers même si ils sont très volumineux.
Apports direct de ces fonctionnalités sur les possibilités de travail
• Impossible d'écraser par mégarde le travail d'un autre collaborateur (grâce à l'information en temps-réel et au verrouillage).
• Impossible d'entrer en conflit involontairement en travaillant à plusieurs sur un même fichier (grâce au verrouillage, à l'analyse en temps réel et aux avertissements).
• Impossible de travailler par mégarde sur une version obsolète d'un fichier (grâce à l'information en temps-réel, à la suppression automatique des fichiers obsolètes et aux avertissements).
• Possibilité de travailler hors-ligne (grâce au verrouillage et à l'analyse et correction des différences au démarrage).
• Impossible d'oublier de sauvegarder les fichiers modifiés (grâce au rappel des fichiers modifiés et à l'archivage automatique).
• Impossible d'avoir des fichiers doublonnés (grâce à l'uniformisation du répertoire de travail, à l'analyse en temps-réel et à l'information en temps-réel).
Envoi de fichiers volumineux :
• Envoi de plusieurs fichiers à plusieurs destinataires.
• Aucune limitation de taille ou d'extension des fichiers.
• Fichiers envoyés sous la forme d'un email contenant des liens de téléchargement vers un site web.
• Possibilité d'indiquer la durée de disponibilité des liens de téléchargement.
• Utilisation d'un « panier d'envoi » pour pouvoir sélectionner plusieurs fichiers dans différents dossiers avant de passer à la phase d'envoi.
Gestion de version (Versioning) :
• Possibilité de télécharger des versions antérieures d'un fichier.
• Possibilité d'associer un commentaire à chaque version d'un fichier.
• Possibilité de restreindre le versioning à certaines extensions.
• Possibilité de limiter l'espace disque utilisé par les versions antérieures en appliquant, par extension des fichiers, des contraintes sur la durée de conservation, la taille maximale des versions ou le nombre maximal de versions conservées.
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Retrouvez vos fichiers de production depuis les affaires des logiciels de gestion Cogeo et Cogeo GE
Les utilisateurs qui disposent d’une licence Fileo et d’une licence du logiciel de gestion d’affaires Cogeo, retrouvent les arborescences de leurs dossiers de production (Fileo) dans les affaires de Cogeo Correspondantes.
Un service et un accompagnement proche de nos clients
Nous sommes très attachés à la qualité de nos services après-vente : Nous intégrons méticuleusement vos données existantes, puis nous venons dans vos locaux effectuer des formations adaptées à votre fonctionnement. Par la suite, nous vous accompagnons avec une Hotline aussi disponible que réactive, et nous vous faisons bénéficier de nouvelles fonctionnalités via des mises à jour fréquentes et automatisées.