Liste des fonctionnalités et des caractéristiques de Fileo

Cet article présente les fonctionnalités et les caractéristiques de la plate-forme de travail collaboratif Fileo.

 

Informations générales

  • Architecture : Client - Serveur
  • Type de logiciel client : Client lourd

 

Principe de fonctionnement

  • L'intégralité des données est centralisée sur un serveur de données (copie serveur).
  • Les collaborateurs téléchargent sur leur poste une copie locale des fichiers dont ils ont besoin et travaillent en manipulant cette copie.
  • Principe de la structuration des données : la racine du dépôt de données contient les groupes de production, qui contiennent les dossiers de production dans lesquels on retrouve le contenu : les fichiers et les dossiers.
  • Fileo analyse en temps-réel les modifications effectuées sur la copie locale et gère le rapatriement des fichiers modifiés sur le serveur (archivage) tout en assurant la synchronisation des données, la gestion des conflits et la prévention des risques d'oublis.

 

Fonctionnalités dédiées au partage collaboratif

  • Création, renommage et suppression de fichiers et de dossiers depuis l'interface.
  • Ouverture de fichiers et exploration de dossiers dans l'explorateur Windows depuis l'interface.
  • Déplacement de fichiers et de dossiers depuis l'interface de Fileo.
  • Verrouillage des fichiers : permet d'indiquer au système et aux autres collaborateurs qui est propriétaire d'un fichier.
  • Analyse en temps-réel des modifications faîtes sur la copie locale du collaborateur : création, modification, renommage ou suppression de fichiers.
  • Verrouillage automatique d'un fichier dès qu'il est modifié par un utilisateur et s'il n'est pas déjà verrouillé.
  • Information en temps-réel des utilisateurs dès qu'une modification qui peut les impacter a lieu sur le serveur ou sur le client d'un autre utilisateur : création, modification, renommage ou suppression de fichiers. Pas besoin de rafraîchir.
  • Avertissements dès qu'un utilisateur ouvre ou modifie un fichier verrouillé par un autre utilisateur.
  • Suppression automatique des fichiers obsolètes. Dès qu'une nouvelle version d'un fichier est disponible, les précédentes versions de ce fichier sont supprimées de tous les postes des collaborateurs.
  • Rappel des fichiers modifiés et non archivés lorsque l'utilisateur veut quitter sa session.
  • Analyse et correction des différences à chaque démarrage entre la copie locale et la copie du serveur. Affichage d'un rapport en cas de différences.
  • Propriétés détaillées des fichiers, dossiers, dossiers de production et groupes de production.
  • Historique complet du cycle de vie des fichiers, dossiers, dossiers de production et groupes de production avec pour chaque élément la date, l'heure et le nom du collaborateur à l'origine.
  • Uniformisation du répertoire de travail : le chemin d'accès vers la copie locale est le même pour tous les utilisateurs (ex: C:\Fileo).

 

Apports direct de ces fonctionnalités sur les possibilités de travail

  • Impossible d'écraser par mégarde le travail d'un autre collaborateur (grâce à l'information en temps-réel et au verrouillage).
  • Impossible d'entrer en conflit involontairement en travaillant à plusieurs sur un même fichier (grâce au verrouillage, à l'analyse en temps réel et aux avertissements).
  • Impossible de travailler par mégarde sur une version obsolèted'un fichier (grâce à l'information en temps-réel, à la suppression automatique des fichiers obsolètes et aux avertissements).
  • Possibilité de travailler hors-ligne (grâce au verrouillage et à l'analyse et correction des différences au démarrage).
  • Impossible d'oublier de renvoyer les fichiers modifiés (grâce au rappel des fichiers modifiés).
  • Impossible d'avoir des fichiers doublonnés (grâce à l'uniformisation du répertoire de travail, à l'analyse en temps-réel et à l'information en temps-réel).

 

Types de fichiers - Applications métier

  • Supporte des fichiers de toute taille.
  • Supporte n'importe quelle extension.
  • Possibilité de s'interfacer avec n'importe quelle application métier (à l'exception de certaines bases de données qui n'enregistrent pas les données directement dans des fichiers).
  • Conservation des références / liens entre les fichiers. La copie locale de chaque collaborateur est située dans le même dossier (ex : C:\Fileo).
  • Possibilité de filtrer certaines extensions pour empêcher le partage de certains types de fichiers (vidéos, sons, etc.).

 

Interface - Ergonomie

  • Multitâche et multifenêtre.
  • Intègre un explorateur de fichiers de type Explorateur Windows.
  • Accès aux données orienté-travail, au moyen de l'affectation aux dossiers. Depuis son interface, un collaborateur accède uniquement aux dossiers sur lesquels il travaille.
  • Affichage en temps réel du nom du collaborateur qui travaille sur un dossier.
  • Affichage de barres de progression durant les transferts.
  • Utilisation d'icônes de couleurs pour symboliser l'état des fichiers.
  • Informations et avertissements contextuels.

 

Intégration à Windows

  • Copie locale des fichiers accessibles, explorables et manipulables depuis l'explorateur Windows.
  • Présence sur le bureau d'un raccourci vers le répertoire Windows exploré dans Fileo. Cela permet de sauvegarder et d'ouvrir les fichiers plus rapidement.
  • Possibilité d'ajouter des fichiers ou des arborescences de dossiers par un glisser-déplacer.

 

Connexion, Transferts et sécurité

  • Connexions client-serveur intégrées nativement au logiciel. Aucune surcouche réseau (TSE, Citrix, VPN, etc.) n'est requise.
  • Communications client-serveur cryptées par TSL / SSL.
  • Transferts de fichiers par protocole FTP ou FTPS.
  • Compression des fichiers volumineux, en fonction de leur extension, lors des transferts FTP pour accélérer les téléchargements.
  • Optimisation des transferts de fichiers : seuls les fichiers modifiés sont archivés (envoyés depuis le client vers le serveur).

 

Envoi de fichiers volumineux

  • Envoi de plusieurs fichiers à plusieurs destinataires.
  • Aucune limitation de taille ou d'extension des fichiers.
  • Fichiers envoyés sous la forme d'un email contenant des liens de téléchargement vers un site web.
  • Possibilité d'indiquer la durée de disponibilité des liens de téléchargement.
  • Utilisation d'un « panier d'envoi » pour pouvoir sélectionner plusieurs fichiers dans différents dossiers avant de passer à la phase d'envoi.

 

Gestion de version (Versioning)

  • Téléchargement des versions antérieures d'un fichier.
  • Possibilité d'associer un commentaire à chaque version d'un fichier.
  • Possibilité de restreindre le versioning à certaines extensions.
  • Possibilité de limiter l'espace disque utilisé par les versions antérieures en appliquant, par extension des fichiers, des contraintes sur la durée de conservation, la taille maximale des versions ou le nombre maximal de versions conservées.

 

Recherche de documents et dossiers

  • Recherche très rapide grâce à l'indexation des noms des fichiers et des dossiers.
  • Possibilité de retrouver des documents par le nom, le dossier de production ou le groupe de production, une date de modification ou le nom du dernier collaborateur l'ayant modifié.

 

Administration

  • Gestion des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs.
  • Gestion des droits en lecture / écriture des groupes d'utilisateurs sur les groupes de production et les dossiers de production.
  • Délégation de la gestion des droits avec la possibilité de nommer des administrateurs sur des groupes de production et des dossiers de production.
  • 2 modes de gestion des droits : accès par défaut avec restrictions au cas par cas ou interdiction par défaut avec autorisations au cas par cas.
  • Gestion des formats de noms des groupes de production et des dossiers de production.
  • Gestion des arborescences-types de dossiers utilisées lors de la création des dossiers de production.
  • Gestion des filtres des noms de fichiers et de dossiers (utilisés pour adapter le fonctionnement de Fileo aux applications métiers et pour interdire certaines extensions).
  • Gestion des paramètres de la compression.
  • Gestion des paramètres de la gestion de version (versioning).
  • Des statistiques de stockage permettent aux administrateurs de connaitre précisément l'espace disque utilisé, avec le détail de la part dédiée à la gestion de version (le versioning) ainsi que le gain de place réalisé grâce à la compression.

 

Sauvegardes de vos données

  • Vos données de production sont sauvegardées en temps-réel sur des serveurs localisés sur deux sites différents (mirroring temps-réel).
  • Chaque nuit vos données de production sont aussi sauvegardées sur un serveur situé sur un troisième site distant.
  • Nous maintenons deux de vos serveurs via le fournisseur OVH, société Française et leader européen, le troisième via Dedibox, société Française.
  • Vos données sont stockées sur des supports utilisant la technologie RAID.
  • Nos contrats d’hébergement incluent aussi une réplication dans vos locaux, une fois par semaine.
  • Possibilité de basculer les "vieilles données" vers un archivage longue durée plus économique.
  • Plus d’informations concernant l’hébergement Kipaware

 

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