Liste des fonctionnalités de Cogeo et Cogeo GE

Cette page présente la liste des fonctionnalités des logiciels Cogeo et Cogeo Géomètre-Expert.

 

Contacts

  • Gestion des contacts classés par type : Personnes, Sociétés, Collectivités et groupes de contacts (mariage, indivision...).
  • Recherche intuitive des contacts.
  • Lien entre les contacts. Il est possible d’indiquer les collaborateurs d’une entreprise, d'une collectivité et leurs responsabilités.
  • Nombre infini de numéros de téléphones, d’emails et d’adresses postales.
  • Formatage automatique des numéros de téléphones.
  • Recherche de commune intuitive pour les adresses.
  • Possibilité de fusionner des contacts.
  • Vue d'ensemble des contacts, dotée de filtres pour effectuer des tris croisés par type, commune, qualification, règlements en attente...
  • La fiche d’un contact fournit des liens vers :
    • Les affaires dont le contact est client.
    • Les affaires dans lesquelles le contact intervient.
    • Les devis et les factures relatives au contact.
    • Les notes associées au contact.
    • Les courriers hors production (hors affaire) associés.
    • Les parcelles du contact (Extension Géomètre-Expert).
    • Les frais dont le contact est le fournisseur.

     

Affaires

  • Gestion des affaires.
  • Recherche intuitive des affaires.
  • Vue d’ensemble des affaires avec tri par état, site, service, responsable, etc. Tris additionnels pour l'Extension Géomètre-Expert.
  • Gestion des groupes d’affaires avec bilan analytique du groupe.
  • Gestion de l’état des affaires (Créée, En attente, Production, etc.).
  • Association des affaires à un responsable, à des collaborateurs, à un site et à un service de traitement.
  • Association des affaires à un client.
  • Association des affaires à une adresse.
  • Gestion des autres interlocuteurs (intervenants de l’affaire).
  • Gestion des prix de revient en fonction des temps-passés, des coûts horaires des collaborateurs et de la sous-traitance. Gestion de l’encours (reste à facturer).
  • Possibilité de renseigner des frais ainsi que les fournisseurs de ces frais.
  • Impression de fiches récapitulatives des informations de l’affaire.
  • Visualisation des "tâches à faire personnalisées" dans les affaires correspondantes.
  • Visualisation des tâches du planning dans les affaires correspondantes (pour les clients équipés du logiciel Planning de Kipaware).
  • Liens vers les devis, les factures, les règlements et les relances associés.
  • Liens vers les courriers de production associés.
  • Liens vers les emails associés.
  • Liens vers fichiers associés.
  • Possibilité de lier l'affaire à un répertoire de travail (en local)
  • Bilan analytique de l'affaire.
  • Possibilité d'imprimer les informations de l'affaire.
  • Recherche géographique des affaires sur un plan, et ouverture d’affaires directement depuis le plan.

 

Spécificités "métier" de Cogeo Géomètre-Expert

  • Possibilité de création de l'affaire / du dossier depuis un localisant GéoFoncier avec récupération du client-titulaire et de la parcelle du client.
  • Possibilité de création de l'affaire / du dossier depuis un localisant Google Maps avec récupération du client-titulaire et de la parcelle du client.
  • Récupération entièrement automatisée du listing des parcelles depuis cadastre.gouv.fr.
  • Récupération de tous les intervenants de toutes les parcelles en une seule action depuis le SPDC.
  • Récupération automatique des copropriétaires d'un lot de copropriété depuis le SPDC.
  • Intégration automatique des données cadastre.gouv.fr et SPDC dans les modélisations des parcelles ainsi que dans les fiches des contacts.
  • Gestion des parcelles dans les contacts et les affaires.
  • Gestion des titres de propriété.
  • Génération automatisée des convocations et de la partie normalisée du Procès-Verbal de bornage normalisé.
  • Gestion des emprises et génération des Etats Parcellaires composés d'une page par compte de propriétaire et par commune.
  • Génération automatisée des différents formulaires CERFA (CU, DP…).
  • Synchronisation automatisée et instantanée des affaires dans GéoFoncier : Possibilité de sélectionner simplement les informations et les documents dématérialisés qui seront versés dans Géofoncier, et possibilité de saisir le polygone d'emprise directement depuis Cogeo.
  • Géolocalisation des affaires.
  • Recherche intuitive des affaires par parcelle, lieu-dit, section et commune.
  • Recherche géographique des affaires sur un plan.
  • Panneau des analyses croisées de la facturation permettant d'obtenir, entre autres, les statistiques demandées par l'OGE.

 

Devis, Facturation

  • Gabarits au format .doc et .docx réalisables par les utilisateurs de Cogeo.
  • Possibilité d’avoir différents types de gabarits pour les devis, les factures et les avoirs.
  • Durée de validité pour les devis.
  • Date limite de règlement et échéancier complet pour les factures.
  • Possibilité d'ajouter des mentions libres.
  • Mise en forme libre de l’adresse de destination et de l’objet.
  • Préparation de la liste des articles et des quantités avec :
    • Import d’articles du catalogue.
    • Ajout d’articles non référencés.
    • Ajout de lignes de texte.
    • Import d’un devis existant ou d’une facture existante.
    • Import d’une liste prédéfinie d’articles avec précision de la sélection par cases à cocher.
    • Possibilité de faire apparaitre des sous-totaux.
    • Mise en forme libre (gras, italique, couleur) des libellés.
  • Notion de brouillon et d’émission des devis et des factures.
  • Gestion des coefficients d'actualisation pour les marchés publics.
  • Gestion des factures d'acompte.
  • Gestion des factures multiples (à partir d'un même devis).
  • Gestion des contrats et de la facturation par phases de la Maîtrise d'Œuvre. La gestion de la Maîtrise d'Œuvre prend en compte des services et des cotraitants qui réalisent conjointement différentes phases d'une prestation globale.
  • Gestion des multi-payeurs.
  • Aperçu et génération complète en PDF.
  • Association des temps passés et des sous-traitances aux factures.
  • Annulation des factures par des avoirs comptables.
  • Gestion des avoirs partiels.
  • Gestion des factures irrécouvrables.
  • Vues d'ensemble des devis et des factures avec filtres par montant, réglement, site, service, responsable...
  • Vue d'ensemble des règlements pour consulter l'ensemble des règlements selon des filtres sélectionnés par l'utilisateur.
  • Facturation prévisionnelle : Possibilité d'ajouter à un devis accepté des échéances de facturation, afin de pouvoir consulter le suivi de facturation prévisionnelle qui en découle.
  • Possibilité d'indexer les articles, les remises et déduction d'un devis non émis, d'une facture non émise ou d'une liste d'articles.

 

Catalogue

  • Gestion des articles. Un article est défini par une référence, un libellé, un prix unitaire et un taux de TVA.
  • Gestion des familles d'articles pour grouper les articles à des fins d'exportation vers les logiciels de comptabilité analytique, et pour l'application automatique des taux de TVA en fonction de territoires.
  • Recherche intuitive des articles et des familles d'articles.
  • Gestion des listes prédéfinies d’articles. Ces listes peuvent être importées dans les devis et les factures.
  • Gestion des "marchés" : Chaque article peut être rangé dans un marché, ce qui permet de répartir les articles comme s'il y avait plusieurs catalogues. Les marchés peuvent servir à enregistrer les prestations des marchés publics, ou à dissocier les articles pour les structures multi-sites. De plus, il est possible de revaloriser les prix des articles par marché.
  • Import de listes d'articles Excel : Possibilité d'importer automatiquement des articles depuis un fichier .xls ou un fichier .xlsx.
  • Indexation des articles : Possibilité d’indexer les articles par familles d'articles ou par marchés.

 

Courriers et emails

  • Gabarits au format .doc, réalisables par les utilisateurs.
  • Intégration des données issues des affaires et des contacts.
  • Distinction entre les courriers de production (courriers des affaires) et les courriers hors production (courriers des contacts).
  • Génération automatisée des courriers et reprise du rendu par l’utilisateur.
  • Association de réponses aux courriers (liaison de fichiers).
  • Centralisation et accès à l'ensemble des boites mail de la société (client mail intégré).
  • Génération automatisée des emails et reprise du rendu par l’utilisateur.
  • Intégration automatique dans  les emails des données issues des affaires et des contacts.
  • Gabarits des emails réalisables par les utilisateurs.
  • Association de courriers reçus ou envoyés hors Cogeo (email, fax, papier, etc.).
  • Outil de recherche et d'utilisation des champs de fusion, pour faciliter la réalisation des gabarits de courrier.
  • Génération automatique de "tâches à faire" (rappels) sur les courriers / documents / emails envoyés.
  • Accès gratuit et sans restriction au module de communication de Moduleo.

 

Collaborateurs, Temps passés

  • Saisie par les collaborateurs de leurs fiches de temps passés hebdomadaires.
  • Un temps passé est lié à une affaire, un code d'activité et peut être associé à des frais.
  • Vue d’ensemble des feuilles de temps passés des collaborateurs pour les responsables / secrétariat
  • Signature et validation électronique des feuilles de temps passés.
  • Intégration des temps passés dans les calculs automatiques des prix de revient.
  • Vue des temps passés par période.
  • Gestion complète des droits des collaborateurs. Chaque utilisateur ne voit que les fonctionnalités auxquelles il a le droit d’accéder.
  • Possibilité de personnaliser les affichages par défaut pour permettre à chaque utilisateur de voir en priorité les sites / services qui le concernent.
  • Possibilité de définir par collaborateur, les droits d’accès aux données d’un ou de plusieurs sites.
  • Liaison temps passés / Planning : Possibilité d'importer une semaine du module Planning dans une semaine des temps passés de Cogeo via une interface de validation / correction.
  • fonctionnalités pour les ressources humaines :
    • Informations personnelles.
    • Historique des contrats.
    • Historique des diplômes et formations.
    • Historique divers.
    • Compétences et habilitations.

 

Alertes

  • Alertes sur les affaires en cas de :
    • Création
    • Affectation d’un collaborateur
    • Création, modification ou suppression d’une note
    • Lorsque le prix de revient dépasse le budget de l'affaire
    • Lorsque le prix de vente dépasse le budget de l'affaire
  • Alertes sur les devis et les factures en cas de :
    • Création
    • Emission
    • Retard dans la réponse ou le paiement (1 jour, 15 jours, 1 mois, 3 mois, tous les 3 mois)

     

Suivis

  • Suivi des encaissements par mois et année.
  • Suivi de la facturation par mois et année avec exports vers les logiciels de comptabilité analytique (Ciel, Sage, Quadratus, BNC Express, EBP...).
  • Suivi de la facturation prévisionnelle.
  • Règlements en attente, en retard et à venir, avec suivi des relances et possibilité d'effectuer une relance ou d'enregistrer un règlement.
  • Suivi des encours (affaires contenant des temps-passés ou de la sous-traitance non facturée).
  • Suivi des devis et commandes par mois.
  • Vue d'ensemble des factures avec filtres par montant, règlement, site, service, responsable...
  • Vue d'ensemble des devis avec filtres par montant, site, service, responsable...
  • Suivi des documents en attente (devis non envoyés ou en attente de réponse, factures et courriers non envoyés...).
  • Suivi de la production : Panneau qui présente la liste des affaires en cours et, pour chacune, le nombre d'heures travaillées, le montant des devis acceptés et des factures, les prix de revient et les prix de vente, les marges, etc.

 

Analyses et statistiques

  • Bilan global détaillé des affaires par période, site, service, responsable, acteur en charge...
  • Analyses comparatives détaillées sur x années du chiffre d'affaire, des encaissements, ainsi que des prix de revient et de vente.
  • Analyses de facturation croisées permettant d'obtenir un grand nombre de tableaux qui présentent la facturation par site, service, responsable, famille d'articles, type de client...
  • Analyses d'encaissements croisés : permet, à l'instar des facturations croisées, de consulter les montants encaissés répartis selon divers leviers de comparaison.
  • Facturation par collaborateur, par année et mois (heures facturées, montant facturé, encours, clôturé, marge, prix de vente moyen et réel).
  • Vue des temps passés par code d'activité et par année, mois, collaborateur, site, service et type de code d'activité.
  • Statistiques relatives aux articles facturés.

 

Procédures Qualité

  • Définition des Procédures Qualité avec tâches et sous-tâches.
  • Possibilité d'associer aux tâches des documents (documents de référence, gabarits, guides).
  • Possibilité d'associer aux tâches des liens (URL) pointant vers des pages WEB (site de référence ou utile à l'affaire).
  • Possibilité de changer automatiquement l'état d'une affaire lorsqu'une tâche est terminée.
  • Possibilité de spécifier si une tâche ne peut être validée que par une personne en particulier.
  • Déroulement de la procédure qualité dans l'affaire.
  • Affichage en permanence dans l'affaire de l'état d'avancement de la procédure via une barre de progression.
  • Possibilité d'imprimer les procédures qualité.
  • Possibilité de conserver des copies de fichiers (exemple : un plan réalisé) dans les procédures qualité.
  • Possibilité de paramétrer les tâches des procédures qualité, pour qu’au moment de leur validation elles entrainent la création automatique de taches à faire par des collaborateurs (automatisation de rappels).

 

Paramètres

  • Propriétés des collaborateurs.
  • Gestion des groupes d’utilisateurs et de leurs droits.
  • Gestion des gabarits pour les documents comptables et les courriers.
  • Gestion des codes d’activité (liés aux temps-passés).
  • Gestion des lieux de travail.
  • Gestion des taux de TVA.
  • Gestion des communes et des codes postaux additionnels.
  • Gestion des professions que peuvent exercer les contacts
  • Paramétrage de la numération automatique (permet de définir les formats des numéros utilisés pour les affaires, les devis et les factures).
  • Gestion des alertes.

 

Sauvegardes de vos données

  • Vos données sont sauvegardées en temps-réel sur des serveurs localisés sur deux sites différents (mirroring temps-réel).
  • Chaque nuit vos données de production sont aussi sauvegardées sur un serveur situé sur un troisième site distant.
  • Nous maintenons deux de vos serveurs via le fournisseur OVH, société Française et leader européen, le troisième via Dedibox, société Française.
  • Vos données sont stockées sur des supports utilisant la technologie RAID.
  • Nos contrats d’hébergement incluent aussi une réplication dans vos locaux, une fois par semaine.
  • Plus d’informations concernant l’hébergement Kipaware

 

Plus

  • Messagerie instantanée (tchat).
  • Messagerie persistante (mail) interne.
  • Centralisation des boites mail de la société, avec possibilité de transfert direct des emails dans les affaires.
  • Mémos personnels.
  • Gestion des tâches à faire par les collaborateurs (aujourd'hui, en retard, prochainement, non planifiées, réalisées).
  • Tableaux et filtres paramétrables avec possibilité d'enregistrer vos préférences pour personnaliser les interfaces.
  • Fonctionne en réseau distant et multisite intégré (ne nécessite aucune solution réseau annexe de type TSE, Citrix...).
  • Mises à jour fréquentes et automatisées.
  • Support technique et maintenance illimités.
  • Interactivité avec Fileo, GED orientée travail collaboratif et optimisée pour la manipulation de fichiers volumineux.
  • Interactivité avec le logiciel Planning, agenda partagé qui analyse la disponibilité des ressources humaines et matérielles.
  • Statistiques de stockage : Les administrateurs de Moduleo ont accès aux statistiques de stockage détaillées qui concernent la taille et la composition des bases de données des modules.
  • Hébergement et sauvegarde des données.
  • Moduleo Web Access, le portail Web de Moduleo.
  • Moduleo Mobile, l'application qui permet d'accéder à Moduleo depuis un terminal Android ou IOS.
  • Etc.