Cet article est destiné aux administrateurs et aux responsables Cogeo.
Dans Cogeo, un gabarit est un document au format .doc ou .dot de Microsoft qui sert de base pour la génération des documents. Il contient des champs de fusion qui sont remplacés par les données correspondantes.
Les gabarits sont nécessaires pour générer les devis, les factures, les avoirs et les courriers.
A quoi sert un gabarit ?
Lorsque vous émettez un devis, une facture ou un avoir, Cogeo génère un fichier PDF destiné à être imprimé puis envoyé à votre client. Toutes les informations importantes, telle que l'adresse du destinataire, les produits, services, quantités, etc. figurent sur le devis/facture.
Lorsque vous souhaitez envoyer un courrier à un contact, Cogeo pré-remplit un document .doc à partir des données de l'affaire ou du contact.
La mise en forme des gabarits est suffisament libre pour vous permettre de créer des documents qui respectent l'image de votre société.
Créer un gabarit
Un gabarit est un fichier au format .doc 2003 de Microsoft. Vous pouvez créer des gabarits en utilisant :
- Microsoft Word 2003.
- Microsoft Word 2007.
- Open Office Writer (Afin de profiter de la meilleure qualité, veillez à utiliser la version la plus récente).
La marche à suivre est la suivante :
- Créer un nouveau document.
- Ajouter tous les champs de fusion nécessaires au type de gabarit en cours de création.
- Ajouter, éventuellement, des champs de fusion optionnels.
- Effectuer la mise en page, ajouter du texte.
Lorsque vous insérez un champ de fusion, veillez à respecter la casse (majuscules et minuscules) et à ne pas mettre d'accents.
Ajouter un champ de fusion dans Word 2003
- Ouvrir le menu Insertion, puis sélectionner "Champ...".
- Dans la liste de gauche, sélectionner "ChampFusion".
- Indiquer le nom du champ, par exemple "Facture.Destinataire" pour le destinataire de la facture.
- Cliquer sur OK pour terminer.
Pour ajouter un champ de fusion dans un document avec Word 2007 ou Open Office Writer, veuillez consulter la documention du logiciel.
Plus d'informations et mise en service d'un gabarit dans Cogeo
Pour continuer, nous vous proposons de lire :
Gestion des gabarits fondamentaux (devis, factures) et Gestion des gabarits pour les courriers.
Vous trouverez des exemples de gabarits ici : Téléchargement d'exemples de gabarits.