Cette page présente la liste des fonctionnalités des logiciels Cogeo et Cogeo - Extension Géomètre-Expert.
Contacts
- Gestion des contacts classés par type : Personnes, Sociétés, Collectivités et groupes de contacts (mariage, indivision...).
- Recherche intuitive des contacts.
- Lien entre les contacts. Il est possible d’indiquer les collaborateurs d’une entreprise, d'une collectivité et leurs responsabilités.
- Nombre infini de numéros de téléphones, d’emails et d’adresses postales.
- Formatage automatique des numéros de téléphones.
- Recherche de commune intuitive pour les adresses.
- Vue d'ensemble des contacts, dotée de filtres pour effectuer des tris croisés par type, commune, qualification, règlements en attente...
- La fiche d’un contact fournit des liens vers :
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Affaires
- Gestion des affaires.
- Recherche intuitive des affaires.
- Vue d’ensemble des affaires avec tri par état, site, service, responsable, etc. Tris additionnels pour l'Extension Géomètre-Expert.
- Gestion des groupes d’affaires avec bilan analytique du groupe.
- Gestion de l’état des affaires (Créée, En attente, Production, etc.).
- Association des affaires à un responsable, à des collaborateurs, à un site et à un service de traitement.
- Association des affaires à un client.
- Association des affaires à une adresse.
- Gestion des autres interlocuteurs (intervenants de l’affaire).
- Gestion des prix de revient en fonction des temps-passés, des coûts horaires des collaborateurs et de la sous-traitance. Gestion de l’encours (reste à facturer).
- Liens vers les devis, factures et relances associés.
- Liens vers les courriers de production associés.
- Possibilité de lier l'affaire à un répertoire de travail (en local)
- Bilan analytique de l'affaire.
- Possibilité d'imprimer les informations de l'affaire.
- Recherche géographique des affaires sur un plan, et ouverture d’affaires directement depuis le plan.
Devis, Facturation
- Gabarits au format .doc, réalisables par les utilisateurs de Cogeo.
- Possibilité d’avoir différents types de gabarits pour les devis, les factures et les avoirs.
- Durée de validité pour les devis.
- Date limite de règlement et échéancier complet pour les factures.
- Possibilité d'ajouter des mentions libres.
- Mise en forme libre de l’adresse de destination et de l’objet.
- Préparation de la liste des articles et des quantités avec :
- Notion de brouillon et d’émission des devis et des factures.
- Gestion des coefficients d'actualisation pour les marchés publics.
- Gestion des factures d'acompte.
- Gestion des factures multiples (à partir d'un même devis).
- Gestion des multi-payeurs.
- Aperçu et génération complète en PDF.
- Association des temps passés et des sous-traitances aux factures.
- Annulation des factures par des avoirs comptables.
Catalogue
- Gestion des articles. Un article est défini par une référence, un libellé, un prix unitaire et un taux de TVA.
- Recherche intuitive des articles.
- Gestion des listes prédéfinies d’articles. Ces listes peuvent être importées dans les devis et les factures.
Courriers et mails
- Gabarits au format .doc, réalisables par les utilisateurs de Cogeo.
- Intégration des données issues des affaires et des contacts.
- Distinction entre les courriers de production et les courriers hors production (hors affaire).
- Génération automatisée des courriers et reprise du rendu par l’utilisateur.
- Association de réponses aux courriers.
- Association de courriers reçus ou envoyés hors Cogeo (mail, fax, papier, etc.).
- Accès gratuit et sans restriction à "l'interface mail" du module de communication de Moduleo.
Collaborateurs, Temps passés
- Saisie par les collaborateurs de leurs fiches de temps passés hebdomadaires.
- Un temps passé est lié à une affaire, un code d'activité et peut être associé à des frais.
- Vue d’ensemble des feuilles de temps passés des collaborateurs pour les responsables / secrétariat
- Signature et validation électronique des feuilles de temps passés.
- Intégration des temps passés dans les calculs automatiques des prix de revient.
- Gestion complète des droits des collaborateurs.
- Vue des temps passés par période.
Alertes
- Alertes sur les affaires en cas de :
- Alertes sur les devis et les factures en cas de :
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Suivis
- Suivi des encaissements par mois et année, avec exports vers les logiciels de comptabilité.
- Suivi de la facturation (par mois, année).
- Règlements en attente, en retard et à venir, avec suivi des relances et possibilité d'effectuer une relance ou d'enregistrer un règlement.
- Suivi des encours (affaires contenant des temps-passés ou de la sous-traitance non facturée).
- Suivi des devis et commandes par mois.
- Suivi des documents en attente (devis non envoyés ou en attente de réponse, factures et courriers non envoyés...).
Analyses et statistiques
- Bilan global détaillé des affaires par période, site, service, responsable, acteur en charge...
- Analyses comparatives détaillées sur x années du chiffre d'affaire, des encaissements, ainsi que des prix de revient et de vente.
- Facturation par site.
- Facturation par service.
- Facturation par collaborateur, par année et mois (heures facturées, montant facturé, encours, clôturé, marge, prix de vente moyen et réel).
- Vue des temps passés par code d'activité et par année, mois, collaborateur, site, service et type de code d'activité.
Procédures Qualité
- Définition des Procédures Qualité avec tâches et sous-tâches.
- Possibilité d'associer aux tâches des documents (documents de référence, gabarits, guides).
- Possibilité d'associer aux tâches des liens (URL) pointant vers des pages WEB (site de référence ou utile à l'affaire).
- Possibilité de changer automatiquement l'état d'une affaire lorsqu'une tâche est terminée.
- Possibilité de spécifier si une tâche ne peut être validée que par une personne en particulier.
- Déroulement de la procédure qualité dans l'affaire.
- Affichage en permanence dans l'affaire de l'état d'avancement de la procédure via une barre de progression.
- Possibilité d'imprimer les procédures qualité.
- Possibilité de conserver des copies de fichiers (exemple : un plan réalisé) dans les procédures qualité.
Spécificités de Cogeo Extension – Géomètre-Expert
- Gestion des parcelles dans les contacts et les affaires.
- Gestion des titres de propriété.
- Génération automatisée des convocations et de la partie normalisée du Procès-Verbal de bornage normalisé.
- Synchronisation automatisée et instantanée des affaires vers Géofoncier. Possibilité de sélectionner les affaires et les données qui seront versées de façon simple.
- Géolocalisation des affaires.
- Recherche intuitive des affaires par parcelle, lieu-dit, section et commune.
- Recherche géographique des affaires sur un plan.
Paramètres
- Propriétés des collaborateurs.
- Gestion des groupes d’utilisateurs et de leurs droits.
- Gestion des gabarits pour les documents comptables et les courriers.
- Gestion des codes d’activité (liés aux temps-passés).
- Gestion des lieux de travail.
- Gestion des taux de TVA.
- Gestion des communes et des codes postaux additionnels.
- Gestion des professions que peuvent exercer les contacts
- Paramétrage de la numération automatique (permet de définir les formats des numéros utilisés pour les affaires, les devis et les factures).
- Gestion des alertes.
Plus
- Messagerie instantanée (tchat).
- Messagerie persistante (mail) interne.
- Mémos personnels.
- Gestion des tâches à faire (aujourd'hui, en retard, prochainement, non planifiées, réalisées).
- Fonctionne en réseau distant et multisite intégré (ne nécessite aucune solution réseau annexe de type TSE, Citrix...).
- Interactivité avec Fileo, GED orientée travail collaboratif et optimisée pour la manipulation de fichiers volumineux.
- Interactivité avec le logiciel Planning, agenda partagé qui analyse la disponibilité des ressources humaines et matérielles.
- Hébergement des données possible.
- etc.