Cette page présente la liste des fonctionnalités des logiciels Cogeo et Cogeo - Extension Géomètre-Expert.

Contacts

• Gestion des contacts classés par type : Personnes, Sociétés et Collectivités.
• Recherche intuitive des contacts.
• Lien entre les contacts. Il est possible d’indiquer les collaborateurs d’une entreprise, d'une collectivité et leurs responsabilités.
• Nombre infini de numéros de téléphones, d’emails et d’adresses postales.
• Formatage automatique des numéros de téléphones.
• Recherche de commune intuitive pour les adresses.
• La fiche d’un contact fournit des liens vers :
  • Les affaires dont le contact est client.
  • Les affaires dans lesquelles le contact intervient.
  • Les devis et les factures relatives au contact.
  • Les notes associées au contact.
  • Les courriers hors production (hors affaire) associés.
  • Les parcelles du contact (Extension Géomètre-Expert).

Affaires

• Gestion des affaires.
• Recherche intuitive des affaires.
• Vue d’ensemble des affaires avec tri par état, site, service, responsable, etc. Tris additionnels pour l'Extension Géomètre-Expert.
• Gestion des groupes d’affaires avec bilan analytique du groupe.
• Gestion de l’état des affaires (Créée, En attente, Production, etc.).
• Association des affaires à un responsable, un collaborateur en charge, un site et un service de traitement.
• Association des affaires à un client.
• Gestion des autres interlocuteurs (intervenants de l’affaire).
• Gestion des prix de revient en fonction des temps-passés, des coûts horaires des collaborateurs et de la sous-traitance. Gestion de l’encours (reste à facturer).
• Liens vers les devis, factures et relances associés.
• Liens vers les courriers de production associés.
• Bilan analytique de l'affaire.

Devis, Facturation

• Gabarits au format .doc, réalisables par les utilisateurs de Cogeo.
• Durée de validité pour les devis.
• Date limite de règlement et échéancier complet pour les factures.
• Possiblité d'ajouter des mentions libres.
• Mise en forme libre de l’adresse de destination et de l’objet.
• Préparation de la liste des articles et des quantités avec :
  • Import d’articles du catalogue.
  • Ajout d’articles non référencés.
  • Ajout de lignes de texte.
  • Import d’un devis ou d’une facture existant.
  • Import d’une liste prédéfinie d’articles.
  • Mise en forme libre (gras, italique, couleur) des libellés.
• Notion de brouillon et d’émission des devis et des factures
• Aperçu et génération complète en PDF.
• Association des temps passés et des sous-traitances aux factures.
• Annulation des factures par des avoirs comptables.

Catalogue

• Gestion des articles. Un article est défini par une référence, un libellé, un prix unitaire et un taux de TVA.
• Recherche intuitive des articles.
• Gestion des listes prédéfinies d’articles. Ces listes peuvent être importées dans les devis et les factures.

Courriers

• Gabarits au format .doc, réalisables par les utilisateurs de Cogeo.
• Intégration des données issues des affaires et des contacts.
• Distinction entre les courriers de production et les courriers hors production (hors affaire).
• Génération automatisée des courriers et reprise du rendu par l’utilisateur.
• Association de réponses aux courriers.
• Association de courriers reçus ou envoyés hors Cogeo (mail, fax, papier, etc.)

Collaborateurs, Temps passés

• Saisie par les collaborateurs de leurs fiches de temps passés hebdomadaires.
• Un temps passé est lié à une affaire, un code d'activité et peut être associé à des frais.
• Vue d’ensemble des feuilles de temps passés des collaborateurs pour les responsables / secrétariat
• Signature et validation électronique des feuilles de temps passés.
• Intégration des temps passés dans les calculs automatiques des prix de revient.
• Gestion complète des droits des collaborateurs.

Alertes

• Alertes sur les affaires en cas de :
  • Création
  • Affectation d’un collaborateur
  • Création, modification ou suppression d’une note
• Alertes sur les devis et les factures en cas de :
  • Création
  • Emission
  • Retard dans la réponse ou le paiement (1 jour, 15 jours, 1 mois, 3 mois, tous les 3 mois)

Suivis, Statistiques

• Suivi des encaissements (par mois, année).
• Suivi de la facturation (par mois, année).
• Règlements en attente (en retard et à venir).
• Facturation par site.
• Facturation par service.
• Suivi des encours (affaires contenant des temps-passés ou de la sous-traitance non facturée).

Procédures Qualité

• Définition des Procédures Qualité avec tâches et sous-tâches.
• Possibilité d'associer des documents aux tâches (documents de référence, gabarits, guides).
• Possibilité de changer automatiquement l'état d'une affaire lorsqu'une tâche est terminée.
• Possibilité de spécifier si une tâche ne peut être validée que par un responsable.
• Déroulement de la procédure qualité dans l'affaire.
• Affichage en permanence dans l'affaire de l'état d'avancement de la procédure via une barre de progression.

Spécificités de Cogeo Extension – Géomètre-Expert

• Gestion des parcelles dans les contacts et les affaires.
• Génération automatisée des convocations et des procès-verbaux.
• Export Aurige.
• Géolocalisation des affaires.
• Recherche intuitive des affaires par parcelle, lieu-dit, section et commune.
• Recherche géographique des affaires sur un plan.

Paramètres

• Propriétés des collaborateurs.
• Gestion des groupes d’utilisateurs.
• Gestion des gabarits pour les documents comptables et les courriers.
• Gestion des codes d’activité (liés aux temps-passés).
• Gestion des lieux de travail.
• Gestion des taux de TVA.
• Gestion des communes et des codes postaux additionnels.
• Gestion des professions que peuvent exercer les contacts
• Paramétrage de la numération automatique (permet de définir les formats des numéros utilisés pour les affaires, les devis et les factures).